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無論你做什么，與人溝通是免不了的。但是并非所有人的所有溝通都是完美的，所以溝通永遠(yuǎn)是一門需要不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐的學(xué)科。在我們的日常溝通中，我們會(huì)不自然地，或者是下意識(shí)地養(yǎng)成一些小的習(xí)慣或溝通模式。當(dāng)然這些習(xí)慣有些對(duì)我們的溝通有幫助，而有些則在在于他人的溝通中帶來挑戰(zhàn)。我們通常不愿意讓我們的目標(biāo)模糊，或者讓其他人感覺他們沒有被聽。在多數(shù)情形下，這些小的習(xí)慣會(huì)妨礙好的團(tuán)隊(duì)合作以及管理責(zé)任。 美國創(chuàng)業(yè)者和暢銷書作家Kevin Daum最近撰文指出了在工作場(chǎng)所中，解決多數(shù)溝通問題的8個(gè)簡(jiǎn)單方法。 1、一次進(jìn)行一個(gè)交流 多任務(wù)可能對(duì)某些人是好的，但是人們很少想你的注意力分散。如果太多事情進(jìn)行，你可能會(huì)錯(cuò)過那些可以區(qū)別出成功和失敗的重要細(xì)節(jié)。無論你是通過電話和親自地交流，給對(duì)方專注的時(shí)間。你會(huì)讓他們感覺自己重要，也是配的。這樣你的交流時(shí)間會(huì)確實(shí)更簡(jiǎn)短，也讓你回來，完成一些你自己重要的事情。 2、看著他們的眼睛 許多人會(huì)感覺稀奇對(duì)于緊張地看著別人的眼睛。Kevin發(fā)現(xiàn)自己自然地在交流中，會(huì)盯住嘴唇，這也嘈雜的環(huán)境中有幫助。但是Kevin在過去幾年會(huì)努力地，去有意識(shí)地進(jìn)行目光接觸。研究顯示，這樣做可以傳遞真話和尊重。這樣仍會(huì)有點(diǎn)傻乎乎。幾個(gè)人在Kevin這么做的時(shí)候，會(huì)避開他的眼睛。但是對(duì)于大多數(shù)人，Kevin感覺到一個(gè)更強(qiáng)的聯(lián)結(jié)，也發(fā)現(xiàn)這樣更容易讀懂對(duì)方的情感。 3、問兩個(gè)問題 重要的交流一般是為了交換信息和獲得澄清的目的。如果人們只是脫口而出事實(shí)和決議，信息交換或者澄清基本沒有產(chǎn)生。在每一個(gè)有意義的交流中設(shè)定一點(diǎn)，去確定幾個(gè)刺激的，相關(guān)的問題，并且在你結(jié)束談話之前問他們。這個(gè)過程將讓你認(rèn)真思考什么要說，而且也會(huì)確保雙方都完全投入其中。 4、記下一些事情 很難理解為什么人們對(duì)于用跟他們的腦子記東西如此有自信。Kevin愿意用自己的大腦來做一些創(chuàng)意性的，有意義的思考，不是那些必做的清單。上帝知道我們有太多工具可以把事情記錄下來。請(qǐng)發(fā)一封跟進(jìn)的email，或者用Evernote，或者文本記錄，或者用筆和紙。但是你這樣做，交流中的記錄可以帶走，所以你不必再來一次。Kevin發(fā)現(xiàn)確實(shí)用筆和紙寫的行為可以幫助他更好地記憶。 5、閱讀并對(duì)整個(gè)郵件進(jìn)行回應(yīng)。 那些只讀他們email第一行的人一般都會(huì)有難以置信的沮喪感。這也迫使他們的同事發(fā)送額外的郵件，只是為了讓問題得到解決。沒有人用這樣的方式來節(jié)約時(shí)間，這只會(huì)制造焦慮和額外的工作。慢下來，讀整封郵件，并對(duì)所有的內(nèi)容進(jìn)行回應(yīng)。當(dāng)發(fā)送郵件時(shí)，盡量讓郵件簡(jiǎn)短，并且直擊要點(diǎn)，否則你就會(huì)被忽略。用數(shù)字列表和項(xiàng)目符號(hào)讓你的想法更加清楚，且容易處理。如果你有大量需要討論的，那就打電話吧。 6、創(chuàng)建一個(gè)回應(yīng)的時(shí)間表 設(shè)立一個(gè)交流的程序能幫助你的談話成果，也能管理和你交互的人預(yù)期。花時(shí)間追著別人，也不知道你何時(shí)有反饋是冷人沮喪的。Kevin解決這個(gè)問題用一個(gè)簡(jiǎn)單的法則。一般來說，當(dāng)時(shí)間可行時(shí)，他在20分鐘內(nèi)回應(yīng)短信內(nèi)容，一小時(shí)內(nèi)回應(yīng)電話留言，24小時(shí)內(nèi)回應(yīng)email.你能夠設(shè)置你自己合適的時(shí)間表，而且一旦你有一個(gè)時(shí)間表，你能更好地管理你的時(shí)間。你也能讓人們知道期望什么。他們和你工作的人漸漸地會(huì)認(rèn)識(shí)和尊重你的習(xí)慣。 7、假定最佳意圖 隨著短信和短的email增多，通常很難知道交流的想要的語氣。我們常會(huì)聽見人們從無辜的郵件中抱怨某人的態(tài)度。人們最終在那些支持他們自己觀點(diǎn)的情感中進(jìn)行閱讀。如果任何敵意存在于不同派別之間，可以想象語氣一定快速變?cè)恪Ｔ谌魏我粋�(gè)短的交流中，總是在假設(shè)另一方的意圖是好的來開始。如果有任何懷疑，拿起電話，給他們一個(gè)機(jī)會(huì)來直接羞辱你，這樣你也就可以確定你的猜測(cè)了。 8、完成閉環(huán) 像Kevin這樣仔細(xì)的溝通者，他會(huì)確定知道這個(gè)談話已經(jīng)結(jié)束了。如果他發(fā)你一封email，或者短信給你所要的信息，除非你告訴他，他不會(huì)知道你收到了。如果Kevin沒有得到你的回音，他會(huì)擔(dān)心email成了垃圾，或者你不滿意。他的腦子就會(huì)不斷想，并且也會(huì)開始跟進(jìn)更多的短信或者email，這些會(huì)浪費(fèi)你的時(shí)間并且填滿你的郵箱。解決這個(gè)問題對(duì)雙方都好的是，回復(fù)一個(gè)簡(jiǎn)單的“收到了”或者“謝謝”。你能在郵件程序中設(shè)置一個(gè)簽名來免去鍵盤輸入。你不這么做，就像當(dāng)我們?nèi)栽谡勗捴校阒皇怯靡环N電子的方式，相當(dāng)于粗魯?shù)貜慕涣髦凶唛_。 記住交流在我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦械闹匾浴Ｒ恍┬∈峦鶗?huì)制造大麻煩。盡量不要做麻煩的制造者，同時(shí)也能讓你的工作和生活都更加順利。 |
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